La situación actual ha obligado a muchos a optar por el teletrabajo; una opción que requiere: planificación, recursos técnicos y tecnológicos. Compartimos una serie de recomendaciones clave para que resulte un éxito.

CUIDA EL ESCENARIO

Nadie te va a juzgar por tu indumentaria, solo por tu rendimiento, pero los expertos recomiendan mantener la rutina de cada mañana. Parece una tontería, pero es crucial…olvidarse del pijama, darse una ducha incluso hacer alguna tarea doméstica breve antes ayuda a mentalizarse. Hay que fijar un espacio fijo de trabajo, que no sea el sofá y ceñirse a él. Si no se dispone de un despacho al uso, debemos habilitar una zona para trabajar. Buscamos la productividad, caer en la tentación de trabajar tumbado en la cama o con la televisión encendida es grande sobre todo al principio y debemos huir de ella.  No se debe olvidar lo importante de utilizar un mobiliario que cumpla los requisitos ergonómicos necesarios, si no quieres que tu salud lo page más adelante.

PLANIFICA, PLANIFICA Y CÚMPLELO…UN ASUNTO CLAVE.

Una de las ventajas del teletrabajo es su flexibilidad. Replicar exactamente la jornada laboral tipo en tu domicilio no es recomendable, pero sí que el trabajo sea el mismo. Todo depende de las personalidades y las circunstancias de cada uno.

Uno de los problemas más comunes que se plantean entre las personas que optan por teletrabajar es ¿cómo planteo mi horario?. El pensamiento “tengo todo el día para realizar las tareas” es un error. Porque si no tenemos una rutina lo más habitual es que sucedan dos cosas: que no se cumpla esa tarea o que  se termine trabajando más muchas más horas que si se estuvieras en la oficina de tu empresa.

Y… ¿cómo evitarlo?, es fundamental analizar los espacios propios de tiempo. ¿Qué horas necesitarás estar más concentrado porque las tareas así lo requieren?. Quizás el momento más productivo sea al amanecer o de madrugada. ¿Cómo nos adaptamos a las necesidades de la empresa? Fija horas para contestar el teléfono, hacer llamadas o reunirte de forma virtual y, alrededor de ellas, organiza.

No olvidemos que teletrabajar no se trata de estar siempre disponible, debemos comunicar cuándo lo estamos y cuándo no. Hay que marcarse un horario y cumplirlo a rajatabla, de lo que se trata es de crear un hábito.

Herramientas como Sesame, When I Work o Toggl pueden hacer que la gestión de tu tiempo te resulte más sencilla.

LOS OBJETIVOS…MÁS CLAROS QUE NUNCA.

Con el teletrabajo, más que por horas, se trabaja por tarea. Es muy recomendable fijar estos objetivos por días y por semanas y plasmarlos, sea en papel, con una aplicación, como mejor nos resulte, pero sobre todo tenerlos presentes. En este aspecto la empresa tiene un papel muy importante ya que debe definir los objetivos de su equipo a medio plazo, tener claros los roles de cada uno, fijar los plazos de entrega y los equipos de trabajo. En este momento entra en juego algo fundamental para este sistema de trabajo y es: la confianza. Los resultados por objetivos se basan en esto, y en confiar en la responsabilidad de los equipos y los jefes.

Gracias a aplicaciones como Trello o Evernote, los trabajadores pueden asignarse estas tareas, así como también responsables de las mismas y fechas de entrega. Cada usuario puede recibir notificaciones acerca de cómo se va organizando el trabajo.

DESCANSO…PARADAS OBLIGATORIAS

Para todos estar encerrados se hace duro. Es muy importante hacer descansos durante el trabajo y respetarlos. El teletrabajo bien programado y con los medios adecuados suele comportar un incremento de la concentración. En casa, cuando las cosas se hacen bien, hay menos distracciones que en una oficina, donde se producen movimientos continuos de compañeros o situaciones que interrumpen la atención en la tarea encomendada. Aunque también es cierto que estar todo el día delante del ordenador sentado perjudica notablemente nuestra salud. Algunos expertos recomiendan cuando se trabaja desde casa poner un temporizador durante 30-45 minutos en los que trabajarás centrado en una tarea; cuando termine ese tiempo, se vuelven a programar 5 minutos más, tiempo que puedes dedicar para levantarte, estirar o incluso hacer alguna tarea doméstica corta y ….vuelta empezar. Otro truco muy utilizado es levantarse y andar por casa cuando se habla por teléfono. No te olvides ponerlo en práctica.

EVITA DISTRACCIONES. TELETRABAJAR ES TRABAJAR

Teletrabajar es trabajar. No es aprovechar que estamos en casa para poner lavadoras, pasar el polvo o cocinar para la cena. En el caso del teletrabajo la autodisciplina juega un papel fundamental y obviamente es una cuestión 100% personal. Evitar distracciones, por ejemplo, televisiones apagadas…o desconectar los datos del móvil para evitar distracciones de notificaciones de redes sociales no relacionadas con el trabajo etc., favorece la concentración, siempre que tu trabajo lo permita.

LA TENTACIÓN …PON FÍN AL DÍA Y CÚMPLELO

Al principio, con el teletrabajo la desconexión es difícil. El pensamiento de, voy a conectarme un ratín más y enviar ese mail que bla, bla, bla. La sensación de que le “debo” aún mayor responsabilidad de la empresa es habitual…esta sensación es denominada por los expertos como «la culpa del ausente». Pero es fundamental fijar una hora en la que se finaliza la jornada, para que el rendimiento sea óptimo.

COMUNÍCATE, NO TE AISLES DEL EQUIPO

El aislamiento es el “ogro” del teletrabajo. No sólo para el trabajador, también para la empresa. Existen numerosas aplicaciones informáticas para trabajar en equipo a distancia. Las reuniones virtuales son posibles con una webcam y cascos. No nos olvidemos de las redes sociales para mantener contacto con los compañeros, es bueno. Pero lo más importante es mantenerse proactivo y entusiasta, tanto como si pudieses tener al equipo físicamente contigo.

El trabajo en equipo sigue vigente aunque trabajemos desde casa, por lo que tener acceso a los mismos documentos y poder realizar cambios en ellos simultáneamente facilita mucho la tarea. Algunas de las plataformas que permiten crear y editar documentos en línea son Quip, Documentos de Google o Microsoft Office 365.

Para favorecer la comunicación entre los miembros del equipo y como consecuencia realizar un buen trabajo, aplicaciones como Slack, Whatsapp, Skype o Telegram pueden ser unas buenas aliadas así como Google Drive, DropBox o HubSpot.

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