¿Sientes que el tiempo no te alcanza y que muchas de las tareas que tienes programadas no podrás realizarlas?

Posiblemente estés cometiendo algunos errores, estés desperdiciando un tiempo valioso o la planificación de tus tareas no ha sido la adecuada. Inicialmente debes tener en cuenta que ser productivo no consiste únicamente en realizar todas tus actividades en el menor tiempo posible, sino que estas cumplan con el objetivo final que se requería.

En un artículo sobre la productividad publicado en la BBC, Robert Pozen, profesor del prestigioso Instituto de Tecnología de Massachusetts (MIT) y considerado como un “gurú de la productividad” afirma que “no hay motivos reales para trabajar todos los días hasta la noche o dormir menos de 7 horas con el propósito de tener más tiempo para trabajar” y sentencia, “al final lo que cuenta, son los resultados.”

Para dar un giro a ese estilo de vida, Pozen comparte estas recomendaciones: 

Mide los resultados, no las horas

No mires la cantidad de horas que has trabajado, porque eso no quiere decir que has sido más productivo, esto se traduce en que creaste más valor para tu empresa en relación con el tiempo que invertiste. Actualmente, e incrementado con la crisis sanitaria, cada vez son más las empresas que funcionan con esta lógica, el problema es que muchas compañías siguen valorando la presencia física de los trabajadores en la oficina. Entonces, el desafío está en cómo convencer a tu jefe de que lo que realmente importa son los resultados.

Para eso, lo mejor es que quede claramente establecido desde el principio qué se espera de ti, en cuánto tiempo, y cómo se van a medir los resultados.

Elabora un ranking de objetivos y prioriza tu tiempo

Define claramente tus objetivos, crea un ranking para la semana y otro para el año. Pocas personas lo hacen y esto es muy importante.

Divide tus objetivos en términos de oferta y demanda.

En el lado de la oferta, hazte las siguientes preguntas: ¿reflejan tus objetivos lo que te gusta y en lo que realmente eres bueno?, ¿cuál es el propósito que hay detrás de cada objetivo y de las actividades que realizas para lograrlo?

En el lado de la demanda: ¿en qué medida tus objetivos incluyen lo que tu empresa u organización necesita?

Si no conoces tus prioridades, no sabrás cómo usar tu valioso tiempo. Toma en cuenta tus gustos y tus puntos fuertes, pregúntate qué has detrás de cada meta y cuáles son las actividades que se requieren para lograrlas. También ponte a pensar si se ajustan a las necesidades de tu área u organización.

No le prestes atención a las cosas pequeñas

Hay demasiadas cosas que nos sobrepasan y no son importantes. Por ejemplo, la avalancha de correos electrónicos. Muchas personas revisan el correo cada cinco minutos, pero lo mejor es revisarlo cada hora o dos. Y cuando lo revises, préstale atención solo si el asunto del correo o la persona que lo envía son relevantes. Cuando lo abras, decide rápidamente si requiere una respuesta y si es así, hazlo de inmediato.

Guardar correos pendientes para más tarde, suele ser improductivo.

Empieza por el final, no por el principio

No esperes hasta el final de un proyecto para escribir las conclusiones. Mejor realiza una investigación preliminar rápida y formula conclusiones tentativas. Avanza, verifica que son correctas y luego escribe las conclusiones finales.

Mucha gente se demora seis o siete semanas en reunir toda la información que necesita y solo al final, intenta llegar a las respuestas clave.

Eso es una forma ineficiente de enfrentar un proyecto, porque después de juntar demasiada información, verás que una gran parte no es útil para tu objetivo.

Deja tiempo para pensar

Deja un momento del día para pensar. En vez de tener demasiadas reuniones, deja un espacio abierto para analizar las cosas.

A veces, al mirar algo por segunda vez, puedes apreciar aspectos clave .

No temas ser aburrido

No pierdas el tiempo en cosas que no son relevantes. Por ejemplo, el expresidente Barack Obama, usaba trajes de color azul y Mark Zuckerberg siempre usa camisetas grises. Esto les ayudaba a no tener que pensar en cómo vestirse. Entonces, una de las claves de la productividad es eliminar todas las variables de tu vida diaria que te hacen perder tiempo.

¿Qué comer al desayuno? Escoge lo que más te gusta comer al desayuno y repítelo todos los días. ¿Aburrido?, no importa.

La idea es transformar muchas decisiones en cosas predecibles, de modo que te quedas con más tiempo disponible para hacer otras cosas.

Vete a casa

En muy pocas ocasiones hay una razón suficiente para quedarse en el trabajo y no llegar a casa a la hora de cenar. Vete a casa a una hora razonable y disfruta de tu familia o con las personas que son importantes en tu vida.

En ese momento, no contestes correos, ni llamadas. Es un tiempo diario para disfrutar.

A menudo la gente siente vergüenza de irse más temprano, porque piensa que los demás lo van a juzgar.

Sin embargo, muchos de tus colegas han perdido su tiempo todo el día en reuniones o haciendo cosas improductivas.

Si trabajaste intensamente, vuelve a casa temprano.